15 вещей, на которые вы тратите время зря и как с этим бороться

Вы иногда чувствуете, что вам не хватает времени? Вы спешите с одной встречи на другую, заканчиваете одно задание и вам уже нужно выполнить другое. Вам не хватает времени для себя и своих близких? Или, может быть, вы чувствуете, что время утекает сквозь пальцы, и вы просто тратите его впустую?

Многие из нас чувствуют это. Различные опросы показывают, что более 60 процентов людей говорят, что у них нет достаточно времени, чтобы сделать то, что они действительно хотят. Кроме того, многие люди чувствуют, что они недостаточно отдыхают. Им не хватает времени, чтобы расслабиться. Однако действительно ли эта ситуация вызвана перегрузкой? Или, может быть, это просто результат плохого планирования и отсутствия у нас иногда доступных управленческих навыков.

У каждого из нас есть 24 часа в сутки, независимо от того, кто мы, откуда мы и что мы делаем. Время – это бесценный ресурс, который невозможно восстановить. Стоит эффективно управлять временем и не тратить его без необходимости. Как лучше управлять временем? Давайте посмотрим, каковы наиболее распространенные причины потери времени и что вы можете с этим сделать.

«ЕСЛИ ВЫ ЛЮБИТЕ ЖИЗНЬ, НЕ ТРАТЬТЕ ВРЕМЯ, ПОТОМУ ЧТО ЖИЗНЬ СОСТОИТ ИЗ ВРЕМЕНИ».

Вот 15 вещей, на которые вы тратите время зря и как с этим бороться:

Посмотрите список частых потерь времени:

1. Управление почтовым ящиком

В 2018 году ежедневно отправляется и принимается около 281 миллиарда электронных писем. В среднем, офисные работники получают не менее 200 сообщений в день и тратят около двух с половиной часов на чтение и ответ на электронные письма.

Как и многие из нас, вы, вероятно, тратите время на работу с электронной почтой, иногда даже не осознавая этого. Эти затраты могут принимать разные формы. Например: отвлечение внимания на уведомление о входящих электронных письмах, чтение почти всех сообщений, которые приходят на ваш почтовый ящик; проведение времени на электронной почте вместо использования другого канала связи; выделение времени для редактирования и отправки ответа; набор ответ на электронные письма, пока вы находитесь в середине другой работы.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Если вы заботитесь о времени, возьмите под контроль свой почтовый ящик. Укажите в течение дня периоды, когда вы проверяете свою электронную почту, вместо того, чтобы немедленно реагировать на каждое уведомление о входящем сообщении. Укажите время для ответов и постарайтесь его придерживаться. Не перезаписывайте ответ и не думайте о каждом слове слишком долго. Электронная почта должна быть довольно короткой формой общения, написание длинных посланий в форме электронной почты должно быть запрещено😉

Отмените все подписки, которые не приносят ничего ценного в вашу жизнь и привлекают ваше внимание. Прежде чем отправить кому-нибудь сообщение, подумайте, лучший ли это способ для связи. Существует большая вероятность того, что вы получите ответ на электронное письмо, которое вы отправите, и вам потребуется время, чтобы прочитать его и ответить. Вместо того, чтобы обмениваться электронными письмами, может быть лучше позвонить и в коротком разговоре обсудить тему и установить детали. Кроме того, вы можете позже записать наиболее важные пункты разговора и отправить по электронной почте, чтобы вы могли сохранить то, что было согласовано.

Хорошее управление вашим почтовым ящиком имеет большой потенциал, чтобы сэкономить много времени и повысить производительность.

2. Научитесь говорить «нет»

Позвольте себе сказать «нет» без чувства вины. Когда вы говорите «да» кому-то, помните, что вы говорите «нет» чему-то другому. Существуют ситуации, когда нам трудно сказать «нет», например, когда ваш начальник просит вас что-то сделать или ваш лучший друг приглашает вас на мероприятие и ожидает, что вы примете участие в нем. К сожалению, каждое ваше «да» – это минуты, часы, которые вы жертвуете. Это время, которое вы тратите на то, что не всегда полезно для вас.

Отказ может высвободить ваше время. Пока вы добры и уважительны, вы, вероятно, не почувствуете никаких негативных последствий от отказа. Это также относится к профессиональной среде, если у вас есть действительно веские аргументы, почему вы не можете взяться за другое задание, даже ваш начальник должен это понять.

Скажите «нет» твердо и решительно, когда вы не согласны с чем-то, когда нет веской причины сказать «да». Отказывайте, когда что-то или кто-то отталкивает вас от ваших целей и оказывает на вас негативное влияние. Имейте свое мнение!

Вопреки видимости, будучи настойчивым и выражающим возражения, защита ваших прав может даже вызвать уважение к вам в других людях. Вы можете быть восприняты как кто-то кто ценит своё время и может четко определить приоритеты.

3. Принимайте решения быстрее

Говорят, что каждый день мы принимаем около 35 000 решений, что составляет 1458 решений в час, 24,3 решения в минуту. Это всевозможные решения. Что надеть? Что поесть? Поехать на машине или трамвае? Какие исследования я должен изучать? Какой продукт продавать? С кем встретиться? и т. д.

Когда мы делаем выбор, нам нужно анализировать не только наши мотивы, но и прогнозировать их последствия. Большинство из этих решений не так важны. Тем не менее, среди всей массы решений также есть ключевые, которые могут изменить нашу жизнь.

Ваша судьба формируется, когда вы принимаете решения. Каждое великое достижение начинается с решения.

Будьте более решительными

Вы можете проводить больше времени нерешительно, чем вы думаете. Может быть, слишком долго у вас внутренняя дискуссия о том, что вы должны делать, выбрать ли вариант A или B, или встретиться в это или в другое время, или начать эту задачу сейчас, или подождать до завтра и т. д.

В любом случае, каждая минута, потраченная на размышления о вашем решении, может быть потрачена впустую. Особенно, если мы предполагаем, что нет новой информации, которая могла бы повлиять на ваше решение. Хотите иметь больше времени? Будьте более решительными. Постарайтесь принимать более быстро решения.

4. Укажите ограничения и придерживайтесь их

Сколько времени вы проводите непродуктивно перед вашим компьютером? Как часто вы проверяете каналы социальных сетей в течение дня? Или, может быть, вы поглощены новой игрой, которую вы недавно установили на свой телефон? Или новый сериал, который появился на телевидении? Вполне возможно, что вы тратите больше времени на использование компьютера, смартфона или телевизора, чем на самом деле необходимо. Не проверяя время, вы можете заметить тот факт, что садясь на мгновение к ноутбуку, или взяв телефон в руки, вы теряете часы. Внезапно вы не понимаете, где ваше время.

Устанавливая количество времени, которое вы можете потратить на конкретное мероприятие заранее, вы уменьшите риск того, что вы потратите слишком много ценных минут на малопродуктивные действия.

Когда дело доходит до телевидения, может быть, стоит вообще отказаться от его просмотра.

Для смартфонов вы можете установить ограничения по времени использования отдельных приложений. На рынке есть даже специальные приложения для iOS и Android, которые облегчают управление такими лимитами. Просто зайдите в Google Play или App Store, чтобы найти что-то для себя. Хорошим вариантом также может быть удаление лишнего приложения с телефона. Таким образом, вы избавитесь от ненужных отвлекающих факторов и потенциальных потерь времени.

Вы также можете рассматривать время, затрачиваемое на задание, как мини-награду, за выполнение какой-то ценной задачи, над которой вы работали, например, я изучил материал для теста, и как награда, я могу посмотреть один эпизод «Игры престолов» или 30 минут потратить на общение и др.

«НАМ НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ, НО МЫ ЕГО ТРАТИМ», – СЕНЕКА

5. Сделайте перерыв

Иногда нам кажется, что долгая работа без перерыва будет полезна для нас и заставит нас делать больше. К сожалению, это не обязательно должно быть так.

Слишком долгая работа без отдыха может затруднить сосредоточение на работе, что означает, например, что задача, на выполнение которой обычно уходит около 30 минут, когда вы отдыхаете, может занять 45 минут или даже больше , если выполнять её без перерыва.

Различные исследования показывают, что идеальные трудовые условия – это 52 минуты работы, а затем перерыв 17 минут. Однако, это в значительной степени зависит от типа работы, которую вы делаете, и, конечно же, от индивидуальных предпочтений.

Самое главное, что вы должны делать больше перерывов в течение дня, если вы хотите максимально использовать свое рабочее время, иначе вы будете тратить энергию впустую, а без отдыха вы будете менее эффективны.

Используйте методы работы, которые предполагают перерывы

Чтобы повысить свою производительность, вы можете работать в цикле, например (10 + 2) * 5 – работать в течение 10 минут, остановиться на 2 минуты, повторить эту схему 5 раз. Другим способом является «техника Помидор». Один «помидор» – это 25 минут работы, 5 минут перерыва. Если задача занимает больше времени, вы можете сделать некоторый «помидор» под заказ. После четырех помидоров сделайте более длительный перерыв на 20-30 минут. Чтобы быть более продуктивным и сэкономить время, помните о перерывах.

Если вы ищете другие способы повышения производительности, проверьте: Как быть более продуктивным? 40 способов

6. Превратите ворчание в действие

Почти каждый из нас время от времени жалуется. Иногда мы рассматриваем это как форму «очищения»,  освобождающего нас от страданий, освобождающего блокированное напряжение, подавленные эмоции, связанных с мыслями и фантазиями. Иногда мы ищем понимания и поддержки от людей в нашем окружении. К сожалению, жаловаться – плохой способ провести время.

Выполните определенное действие

Жалобы и нытье, как правило, не дают вам почувствовать себя лучше и сами по себе не приведут к изменению ситуации, которая вас расстраивает. Чтобы решить данную ситуацию для себя и изменить ее к лучшему, вместо того, чтобы жаловаться и тратить свое время, планируйте конкретные действия, задачи, действия, которые могут помочь вам улучшить вашу ситуацию.

Например, если вы сердитесь, что застряли в пробке и, вероятно, опоздаете на работу, не забудьте завтра пойти на работу и избавить себя от ненужного стресса. Если магазин, в котором вы заказали что-то, допустил ошибку в вашем заказе, подумайте, что, возможно, ничего не произошло катастрофического, и в будущем вы сможете выбрать другого поставщика. Если компьютер отказался подчиняться вам, когда вы работали над задачей и вы ожидаете ремонта от технического специалиста, потратьте это время, чтобы выполнить  другую задачу. Не тратьте время на жалобы коллегам.

В общем, помните, что вместо того, чтобы расстраиваться и жаловаться, вы всегда можете сделать что-то более эффективное, предпринять какие-то действия, которые позволят вам как-то изменить данную ситуацию в лучшую сторону или избежать подобных ситуаций в будущем.

7. Отключите отвлекающие уведомления

Может показаться, что уведомления всего на несколько секунд отвлекают наше внимание, пришедшее по телефону или по электронной почте, однако исследования показывают, что полное восстановление после такого отвлечения может занять более 23 минут.

Уведомления от таких платформ, как электронная почта, SMS-сообщения, уведомления от мобильных приложений, независимо от их назначения, почти наверняка отвлекут вас от задачи, на которой вы сосредоточены.

Подумайте об их отключении, особенно когда вам нужно сконцентрироваться на чем-то и увеличить свою производительность. В большинстве случаев вы можете оставаться в автономном режиме в течение нескольких часов. Благодаря такому отключению вы определенно будете делать больше, не отвлекаясь на входящие уведомления время от времени. После окончания работы проверьте уведомления в социальных сетях, ответьте на возможные сообщения, перезвоните по пропущенным вызовам и т. д.

Если есть такая необходимость, вы можете заранее сообщить своим родственникам и коллегам о дате и времени, когда вы не сможете ответить на телефонный звонок, что дополнительно ограничит количество сообщений, отправляемых вам в течение этого периода.

8. Максимально используйте время в пути

Если вы не работаете дома, вы, вероятно, добираетесь на работу каждое утро или, если вы все еще учитесь, вы ходите в школу или колледж.

Если предположить, что в среднем поездка на работу занимает 30 минут в одну сторону, хотя для многих это может быть дольше, это, вероятно, означает, что вы теряете в дороге около 5 часов в неделю. Поскольку, помимо возможной удаленной работы, нет способа избежать потери этого времени, лучшим решением является максимальное его использование.

Чтобы в полной мере воспользоваться этим временем, потратьте его на чтение ценных книг, прослушивание аудиокниг, ответы на электронные письма, совершение необходимых телефонных звонков и выполнение других полезных задач, которые заполнят это время в пути. То, что у вас есть возможность воспользоваться этим временем, в определенной степени зависит от того, пользуетесь ли вы общественным транспортом, велосипедом, автомобилем или другими видами транспорта. Не каждое задание будет соответствовать данному виду транспорта. Выберите задачи и действия, которые подходят вам в вашей ситуации и которые вы можете выполнять, путешествуя к месту назначения.

9. Ограничьте количество встреч

К сожалению, неэффективно проводимые встречи часто являются причиной потери времени. Часто слишком много людей приглашаются на встречу, нет согласованной повестки дня и цели встречи. Люди встречаются и обсуждают, и после встречи случается так, что ничего конкретного окончательно не согласовано. Кроме того, встреча занимает больше времени, чем планировалось изначально. К этому добавляется время для перехода от собрания к собранию.

По оценкам, средний сотрудник тратит треть своего рабочего времени на собраниях, и это время часто используется непродуктивно. Если вы проводите 8 часов в день на работе, это соответствует более 2,5 часам в день на собрания или около 14 часов в неделю.

Представьте себе, что вы сократите количество встреч, в которых вы принимаете участие, наполовину. Сколько времени вы сможете сэкономить благодаря этому? Многие компании используют расписание встреч из почтовой программы Outlook, которая по умолчанию устанавливает время встречи в 1 час. Нужно ли нам так много времени, чтобы что-то обсудить? Может быть, стоит ограничить одночасовые собрания, например, 15 или 30-минутными собраниями – благодаря этому вы сэкономите несколько часов в неделю.

Иногда вместо встречи может быть достаточно телефонного звонка и документирования договоренностей в форме электронного письма. Прежде чем предложить кому-либо встречу или принять приглашение самостоятельно, подумайте, необходима ли встреча в данной ситуации.

10. Научитесь говорить «стоп» – ограничьте свои потери

Как люди, мы часто поддаемся власти утопленных затрат – это когнитивное отношение, которое означает, что мы не хотим отказываться от проектов, задач, в которые мы уже вовлечены, и уже вложили много времени и денег.

Люди склонны придерживаться ранее принятых решений, даже если они были невыгодны, если они были связаны с большими затратами или значительными усилиями. Такое поведение не согласуется с теорией экономики, которая гласит, что только настоящие и будущие прибыли и расходы должны оказывать влияние на принятие решений. Расходы, понесенные ранее, не должны быть значительными. Человек проявляет отвращение к потерям, поэтому он пытается их избежать.

Блуждать вслепую и тратить время на то, что не имеет особого смысла, просто потому, что мы уже потратили много времени и ресурсов, не имеет смысла. Изучение того, как сократить потери, может сэкономить вам бесчисленные часы и другие ресурсы.

11. Делегируйте задачи

Многие люди не хотят делегировать задачи, под тем предлогом, что обучение кого-то для выполнения задачи займет больше времени, чем просто ее выполнение. Кроме того, некоторые опасаются, что это может ослабить их положение, что кто-то «отнимет у них работу».

Это может быть правдой, но это краткосрочная стратегия. Обучение кого-либо выполнению повторяющейся задачи, которую вы выполняли до сих пор, – это инвестиция, которая может сэкономить вам много времени.

Может быть, сегодня вам придется потратить время на обучение и тренировку, но в будущем вы не будете тратить время на это сами. Не бойтесь делегировать задачи, особенно с низким приоритетом, если это требует больше времени для выполнения важных обязанностей более высокого приоритета и ценности.

Используйте аутсорсинг

По большому счету, аутсорсинг – это передача задач, которые ранее выполнялись нами, кому-то другому. Это решение, которое повлечет за собой расходы, но благодаря тому, что кто-то сделает что-то за нас, у нас будет время для другого, более важного. Вместо того, чтобы нагружать себя, наймите того, кто сделает это за вас, не хотите посвящать время приготовлению пищи, закажите диетическое питание, у вас есть много возможностей в разных сферах вашей жизни. Подумайте о том, насколько драгоценно ваше время и иногда очевидная экономия, является наиболее эффективным решением. Передача задач другим является проверенным способом повышения производительности.

12. Делайте одну вещь за раз

Прекратите делать несколько вещей одновременно. Завершите одну задачу, начните вторую. Многозадачность наносит ущерб вашим результатам в каждой задаче, которую вы пытаетесь выполнить. Это приводит к тому, что мы не обращаем никакого внимания ни на одну из задач. Выполнение одной задачи за раз намного эффективнее, чем переключение с одной задачи на другую. Это было подтверждено в различных исследованиях, проведенных по этой теме.

Может показаться, что одновременное выполнение нескольких действий является наиболее продуктивным способом работы, однако многозадачность создает ненужный стресс для вашего мозга и может снизить качество вашей работы для всех задач, которые вы пытаетесь выполнять одновременно.

Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Вы сделаете меньше ошибок и закончите задачу быстрее.

13. Приберите своё рабочее место

Много зависит от порядка и организации на вашем рабочем столе.

Беспорядок, мы тратим много времени на поиски нужного предмета для нас. Если вы каждый раз будете тратить время на то, чтобы найти что-то, что вам нужно, вы не сможете много сделать в течение дня.

Ваш мозг также функционирует лучше в чистой окружающей среде, поэтому вы можете лучше сосредоточиться и быть более продуктивным.

Тратя время на систематическую реорганизацию рабочего пространства, вы сэкономите гораздо больше времени. Возможно, в общем, некоторые вещи, которые вы накопили за эти года, не нужны, и в этом случае избавьтесь от них – продайте, отдайте кому-нибудь или просто выбросьте в мусорное ведро.

Используйте электронные версии 

Если вы все еще работаете с бумажными документами, подумайте о переходе на электронные версии и использовании коммерчески доступных приложений и программ, работающих в облаке, чтобы вы могли получать доступ к своим данным, где бы вы ни находились, когда у вас есть доступ к интернету. Трудно преодолеть эффективность поиска с помощью цифровых технологий. Это может сэкономить вам много времени.

14. Опустите планку

Общий совет – поднимать планку как можно выше и стремиться к достижению великих целей, чтобы мотивировать вас на лучшую производительность. Это может иметь свое преимущество, потому что стоит ставить амбициозные цели. Однако, будьте осторожны, чтобы постоянное стремление к достижению этих высоких целей не приводило к обратному результату. Установление недостижимых целей может заблокировать ваше дальнейшее развитие вместо того, чтобы активировать его. Что поможет вам определить, где вы находитесь в данный момент? Каковы ваши сильные и слабые стороны? Существует риск того, что вы не будете знать, как далеко вы можете пойти и чего вы можете достичь, если вы не знаете, какие ресурсы и возможности у вас есть в данный момент.

Когда вы переусердствуете с размером цели, вы не только тратите время на задачи, которые не оптимизированы под ваши текущие навыки, но вы также можете подорвать свой собственный моральный дух, если вы этого не достигнете. Установление более низких и более достигаемых целей может помочь вам более эффективно использовать время и установить более реалистичные временные рамки для их эффективности.

Каждый, однако, должен проверить, что работает в его случае, постановка меньших или больших целей. Протестуйте и посмотрите, что для вас наиболее выгодно. Кроме того, помните, что как только вы достигнете цели, вы всегда можете установить себе другую, которая будет больше и более требовательной. Таким образом, вы будете развиваться, и с каждой последующей целью будете достигаться все больше.

15. Взвесьте ваши слова

Когда вы говорите, что вы «заняты», вы, вероятно, пропускаете все мелочи, которые составляют ваш день, или все дополнительные задания, которые вы решаете выполнять неосознанно или по привычке.

Изменение того, как вы говорите, может помочь привлечь ваше внимание к этим микро-тратам времени, которые происходят в вашей жизни.

Вместо того чтобы сказать «я слишком занят», чтобы выполнить задание или принять участие в этом мероприятии, скажите: «это не является для меня приоритетом в данный момент».

Это тонкий прием в психологии, который поможет вам выяснить, где находятся ваши приоритеты, и обратить ваше внимание на повседневные привычки и рутину, которые занимают у вас больше времени, чем вы думаете.

Вы действительно слишком заняты? Помните, вы составляете свой график. Контролируйте свое время!

«ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ ТРЕБУЕТ ОТ ВАС ТРИ С: САМОДИСЦИПЛИНЫ, САМОРАЗВИТИЯ И САМОКОНТРОЛЯ» – БРАЙОН ТРЕЙСИ

Заключение

В современном мире, переполненном необходимостью быть мегапродуктивным, занятость и нехватка времени являются источником гордости для многих людей. Однако разве тот факт, что у вас все еще нет времени, связан с тем, что вы делаете так много вещей, которые вам действительно нужны?

Возможно, вы тратите свое время на различные ценные вопросы и занятия, и в то же время вы даже не знаете, что это так. Возможно, вы посвящаете больше времени, чем вам нужно, чтобы заниматься тем, чем вам не нравится заниматься.

Задумайтесь на минуту о том, нет ли у вас вредных привычек, которые тратят ваше время, и, если это так, попробуйте их изменить.

С чего начать?

Многие из вышеперечисленных стратегий для лучшего управления временем требуют изменения привычек или создания новых привычек, что не всегда легко.

К счастью, осознание этих потерь времени и возникающих в результате проблем – это залог успеха, и все шаги, которые вы предпримете для их решения, окажут ощутимое влияние как на вашу производительность, так и на баланс между работой и личной жизнью.

Если вы не знаете, с чего начать, и у вас возникли проблемы с началом работы, выберите один из приведенных выше советов и постарайтесь улучшить свои навыки в этой области в течение следующей недели. В постепенном подходе нет ничего плохого, и он может в конечном итоге помочь вам развить позитивные привычки и  управление своим временем.

Хватит тратить время сегодня и используйте время, которое у вас есть, наиболее оптимальным для вас способом. Удачи!

Если вам нужно больше вдохновения в этой теме, прочтите:  16 советов о том, как лучше управлять своим временем

По вашему мнению, на что мы тратим время? Поделитесь своим мнением в комментарии.