Психология

16 советов о том, как лучше управлять своим временем

Время драгоценно. Это единственный ресурс, который нельзя купить. Каждый из нас имеет 24 часа в сутки. Как вы их используете зависит от вас. Каждая секунда, минута, час, которые текут, никогда не вернутся и не могут быть восстановлены.

Если вы не контролируете то, что делаете со своим временем, то вы не управляете им, вы напрасно тратите его, становитесь менее продуктивными и медленнее добиваетесь того, о чем мечтаете.

Задайте себе несколько вопросов

  • Я пунктуален или я опоздываю?
  • Я заканчиваю свои задачи в назначенное время или я превышаю сроки?
  • Знаю ли я, на что я трачу свое время? У меня это хорошо получается?

Если вы ответили «Нет» на все или некоторые из этих вопросов , значит, в вашем управлении временем есть место для улучшения.

Вот 16 советов о том, как лучше использовать и управлять своим временем

1. Создайте ежедневный план

Планируйте свой день до того, как он начнется. Спланируйте предстоящий день накануне вечером.Планирование дня накануне позволит вам узнать, как будет выглядеть предстоящий день, что и когда нужно сделать. Ваша задача должна состоять в том, чтобы придерживаться этого плана в течение дня и выполнять запланированные действия. В дополнение к чисто предметным задачам, подумайте о других задачах, таких как посещение тренажерного зала, приём пищи, отвести и привести ребёнка из детского сада. Конечно, жизнь может быть непредсказуемой, и не все, что мы спланируем, может быть достигнуто, но мы должны стремиться к этому.

2. Установите срок для каждой задачи

Вы записали, что вы хотите сделать в данный день, вы сформулировали свои задачи. Укажите время, когда вы будете выполнять задачи, и сколько времени вам понадобятся. Конечно, не имеет смысла планировать все поминутно, потому что такие точные планы при столкновении с реальностью могут потерпеть неудачу, но четко укажите, в какие часы вы будете выполнять задачу, до того момента, когда вы ее закончите, чтобы заняться следующей. Укажите время для приема пищи, для работы, и для других видов деятельности. Попробуйте придерживаться этого графика.

ЧЕЛОВЕК ВЫПОЛНЯЕТ ЗАДАЧУ ДО ТЕХ ПОР, ПОКА У НЕГО ЕСТЬ ВРЕМЯ. ЕСЛИ СРОК НЕ УСТАНОВЛЕН, ЗАДАЧИ СТАНОВЯТСЯ НЕОПРЕДЕЛЕННЫМИ. — ГЕНРИК БЕНИОК

3. Используйте календарь

Использование календаря является ключом. Это самая полезная вещь для управления повседневными делами и планом дня. Выберите наиболее подходящий календарь для вас. Вы можете использовать традиционные календари, где вы сможете сохранить свой план. Однако в настоящее время мы все чаще используем электронные календари. В личной жизни многие люди используют календарь Google. Это особенно полезно в сочетании с нашим смартфоном, тогда у нас есть доступ к нашему календарю, где бы мы ни находились, кроме того, мы получаем напоминания о встречах и задачах. Поэкспериментируйте и выберите календарь для себя. Сохраните будущие события в календаре, чтобы вы не забыли о них в течение дня.

4. Смотрите сроки

Вы должны знать, когда у вас есть время, чтобы выполнить задачу. Вы устанавливаете лимит времени, указываете, сколько времени вам нужно, и вводите дату, когда вы планируете выполнить задачу. Задачи без определенного срока затягиваются навсегда. Старайтесь не превышать установленные сроки. Если это уже так, укажите следующий срок. Кроме того, узнайте, почему вы не выполнили задачу в свой срок. В чем была причина? Как вы можете избежать этого в будущем?

4. Научитесь говорить нет

Как уже упоминалось, в течение дня у вас есть только 24 часа, не отвлекайтесь на ненужные вещи. Кроме того, не выполняйте больше задач, чем вы можете сделать. Люди будут обращаться к вам с различными запросами, они на самом деле попросят вашего времени. Подумайте внимательно об этом. Если вы сосредоточены на работе, какой-то важной задаче и кто-то отвлекает вас, извинитесь перед ним за то, что вы заняты в этот момент, и если это не вопрос жизни или смерти, перенесите этот разговор. Такое отвлечение, отстраненность от задачи приводит к тому, что вам будет труднее вернуться к ней позже, и вы потеряете драгоценные минуты.

5. Имейте подушку безопасности для исправлений и дополнений

Когда вы попытаетесь выполнить задачу в указанное вами время, она либо будет выполнена успешно, либо превысит установленный срок. Когда вы будете опаздывать, вы будете испытывать дополнительную стрессовую ситуацию. Однако, если вы устанавливаете более короткий срок, чем требуется, вы предпринимаете действия, сделать что-то быстрее. Если вы назначаете встречу на определенное время, постарайтесь быть немного раньше. Когда дело доходит до сроков, попробуйте выполнить задачи заранее. Это также позволит вам иметь буфер безопасности для исправлений.

6. Используйте «тайм-боксы»

Цель «временного бокса» — в первую очередь установить конкретную дату для выполнения задачи и установить время выполнения в определенном временном блоке. Например, задание A имеет заранее определенное время с 9: 00-10: 00, задание B с 10: 30-12: 30, задание C с 2: 00-15: 00. Важно придерживаться этих временных рамок, и если, например, у нас назначено время для собрания с 9:00 до 10:00, мы начинаем собрание пунктуально и заканчиваем ровно в 10:00, несмотря на то, что еще не все обсудилось. Это налагает определенную дисциплину и требует большей концентрации, в то же время эффективность больше и лучшее управление временем. Существует поговорка, что ваша работа будет длиться столько, сколько вы хотите, в то время как термин «временные блоки» предотвращает ненужное перетаскивание задачи.

7. Используйте свои часы и секундомер

Это может показаться очевидным, но стоит иметь часы, чтобы лучше управлять своим временем. Сегодня мы часто смотрим на время в телефоне, но также стоит иметь наручные часы, чтобы контролировать, который час. Кроме того, часы дополняют наш наряд и могут стать интересным элементом нашего образа. Иногда мы настолько поглощены работой, что теряем чувство времени. Стоит время от времени смотреть на ваши часы и сверять время и ваш план на день, который вы сами себе наметили. Это особенно важно, когда у нас есть определенное время для данной задачи. Кроме того, вы можете установить будильник, который будет напоминать вам, что время прошло. Вы также можете использовать таймер, например, на кухне, который мы используем при приготовлении яиц, или использовать таймер в телефоне. Вы вводите время, которое вы хотите потратить на задачу, когда звучит звуковой сигнал, вы знаете, что время истекло. Это отличный способ контролировать течение времени.

8. Установите себе напоминания

Напоминания являются очень полезной функцией многих электронных календарей. Если у вас есть соответствующая встреча или важные задачи для выполнения, установите напоминание самостоятельно. Вы можете указать, за сколько времени до события вы хотите получить уведомление. Иногда достаточно за 15 минут до события установить напоминание, иногда стоит установить более длительный период, например, за 1 день. Все зависит от того, какова задача и сколько времени вам нужно, чтобы подготовиться к ней.

9. Фокус на одной конкретной задаче

Случалось ли вам делать много задач одновременно, и, следовательно, вы не выполняете ни одну из задач до конца или качество их выполнения оставляет желать лучшего? Это называется «Многозадачность». «Многозадачность» — это проклятие, с которым нужно бороться. Сосредоточьтесь на одной ключевой задаче, посвятите время и энергию ее выполнению, завершите ее и только когда вы ее выполняете, возьмите другую. Если вы работаете на компьютере, закройте ненужные программы, закладки в своем веб-браузере, которые отвлекают вас от конкретной задачи. Сосредоточьтесь только на том, что вы делаете. Таким образом, вы будете более эффективны.

10. Исключите отвлекающие факторы

Что вас отвлекает на работе? Звонки по телефону? Уведомления ? SMS? В наше время вокруг нас так много всего происходит, что наша сильная воля не отрываться от работы подвергается серьезному испытанию. Особенно,  наши смартфоны являются огромным источником отвлечения. Всякий раз, когда появляется новое сообщение, мы отрываемся от работы и сразу видим, кто написал и что происходит. Кстати, мы заходим в контакт Инстаграмм, мы просматриваем, что нового у друзей. Когда вы делаете важную работу, выключите телефон. Да, выключите, я знаю, что это сложно, но это позволит вам сосредоточиться. Вы можете ответить на пропущенные звонки или сообщения позже. В большинстве случаев это не срочные вещи и могут подождать.

11. Не беспокойтесь о нерелевантных деталях

Конечно, стоит стремиться к совершенству и лучшим результатам, однако вы должны быть в состоянии ответить на вопрос — достаточно ли хорошо то, что я сделал ? Будучи слишком перфекционистами, вы поглощаете огромное количество времени, которое можно использовать для других занятий. Здесь стоит упомянуть подход Facebookе: «Сделано лучше, чем идеально». Лучше сделать работу достаточно хорошим способом, чем тратить время, пытаясь достичь идеала, который в конечном счете не принесет большой добавленной стоимости.

ЭТО СДЕЛАНО ЛУЧШЕ, ЧЕМ ИДЕАЛЬНО. — МАРК ЦУКЕРБЕРГ

12. Приоритетные задачи

Вы не можете делать все, поэтому вам нужно научиться расставлять приоритеты для задач и оценивать, на чем в первую очередь должно быть сосредоточено ваше внимание, что важно, что можно опустить или отложить. Стоит упомянуть хорошо известное правило 80/20, которое полезно при установлении приоритетов. Обычно около 20% предпринимаемых усилий отвечают за 80% результатов. Найдите эти ключевые задачи, и вы сможете сделать большой шаг вперед в достижении ваших целей.

 13. Делегируйте

Взяв задачу, спросите себя, действительно ли вы тот человек, который должен это делать? Если есть какие-то вещи, которые кто-то другой мог бы сделать лучше, чем вы, или которые не так важны, чтобы вам приходилось делать это лично, рассмотрите возможность их делегирования. Это сэкономит ваше время и позволит использовать его для других занятий. Помните, однако, что вы не можете делегировать ответственность, если вы передадите что-то другому, за любые возможные последствия ответственность нести будете вы.

14. Сгруппируйте похожие задачи

Создавайте группы задач и назначайте им конкретные действия. Например, у вас могут быть категории 1. Семья 2. Работа 3. Личное развитие и т. Д. Категория определяется вами. Стоит сгруппировать похожие задачи в блоки и реализовать их одновременно. Если вам нужно, например, сделать несколько звонков разным людям, укажите временной интервал, когда вы будете их совершать, и делайте эти звонки один за другим. Точно так же это может быть с проверкой электронной почты. Не проверяйте почтовый ящик некоторое время, просто укажите время в течение дня, например, 2 раза в день, в определенное время, когда вы это делаете, и пересмотрите всю переписку. Это позволяет упростить процесс. Также стоит учитывать место, где вы будете выполнять поставленные задачи. Иногда мы теряем время на ненужные действия.

15. Используйте временные промежутки

Между задачами нужно в календаре стоит оставить какой-нибудь промежуток времени 5-15 минут. Это позволяет вам выполнить одно задание и передохнуть, прежде чем переходить к следующему. Кроме того, мир не идеален, могут произойти непредвиденные обстоятельства, и понадобиться свободное время. Конечно, эти промежутки не должны быть слишком большими, чтобы не иметь «свободного времени простоя» и эффективно использовать 24-часовой рабочий день.

16. Ликвидация пожирателей времени

Что отнимает время от работы, от выполнения продуктивных задач? Социальные медиа? Просмотр сайтов в интернете? Интернет-магазин? Просмотр сериала? Запишите, на что вы тратите время, а затем избавьтесь от тех действий, которые не приносят никакой добавленной стоимости. Удалите ссылки из браузера на сайты, которые тратят ваше время. Чтобы ввести его, вам нужно будет ввести адрес, а это дополнительное усилие. Если вы слишком много смотрите телевизор, вы можете даже расторгнуть соглашение с кабельным провайдером, вы не только сэкономите время, но и деньги, которые можете потратить на что-то другое, например, на инвестиции в себя и свое личное развитие.

Есть ли у вас какие-либо советы и способы лучше контролировать свое время? Поделитесь своими способами в комментарии.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о